Sprawozdanie finansowe oraz z działalności spółki z o.o.

Witam Cię Prezesie na moim blogu!

Jest słoneczny i mroźny dzień 05.02.2025 roku. Dziś postanowiłam popełnić wpis o obowiązkach związanych z zakończeniem roku obrotowego w spółce z o.o., a to dlatego, że myślałam o tym ilu osobom pomogłam założyć spółki z o.o. w roku 2023 i stwierdziłam, że było ich naprawdę sporo.  Nie było miesiąca bez chociażby jednej nowo założonej spółki z o.o. Nie wszystkie te osoby jednak powróciły do mnie po zakończeniu pierwszego roku obrotowego z prośbą o pomoc w wykonaniu obowiązków sprawozdawczych. Z myślą właśnie o tych debiutujących Prezesach jest ten wpis.

Objaśniam w nim jakie kroki należy podjąć po zakończeniu roku obrotowego w spółce z o.o. (pierwszego i każdego kolejnego) w zakresie sprawozdań: finansowego i z działalności spółki i w jakim terminie.

I. Termin na przygotowanie sprawozdania finansowego

Po zakończeniu każdego roku obrotowego, zarząd spółki z o.o. ma obowiązek sporządzić, w terminie trzech miesięcy, roczne sprawozdanie finansowe.

Obowiązek ten wynika z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Jeżeli rok obrotowy w Twojej spółce pokrywa się z kalendarzowym, to oznacza, że do dnia 31 marca każdego roku, należy sporządzić roczne sprawozdanie finansowe. W praktyce sprawozdanie finansowe powinno być przygotowane przez księgowego i wysłane mailem do zarządu odpowiednio wcześniej. Jest to ważne ponieważ:

1. zarząd powinien mieć czas na jego weryfikację (czy ujęto w nim wszystko co trzeba, czy daty się zgadzają i czy przypadkiem księgowy nie zapomniał się podpisać podpisem elektronicznym)
2. do dnia 31 marca każdego roku, CAŁY zarząd sporządzone sprawozdanie powinien podpisać podpisem elektronicznym
3. do 31. marca każdego roku, należy także sporządzić sprawozdanie zarządu z działalności spółki, a informacje ze sprawozdania finansowego są do tego potrzebne.

Kto podpisuje roczne sprawozdanie finansowe?

Zgodnie z ogólną zasadą sprawozdanie finansowe w wersji elektronicznej, w formacie xml. podpisuje podpisem elektronicznym księgowy, który je sporządził oraz cały aktualny zarząd spółki.

Pamiętaj, że Twój podpis elektroniczny pod sprawozdaniem finansowym – jest równoznaczne z potwierdzeniem, że „sprawozdanie sporządzono zgodne z prawem”, a więc, że spełnia ono wymagania przewidziane ustawą o rachunkowości. Jeżeli któryś z członków zarządu odmówi podpisania sprawozdania – to trzeba to uzasadnić. Procedurę działania w takim wypadku omawiam szerzej w innym wpisie.

Sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jeden członek zarządu, ale pozostali członkowie powinni wtedy złożyć oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, albo że odmawiają jego podpisania.

Poniżej krótka sciąga z ustawy o rachunkowości:

II. Termin na przygotowanie sprawozdania zarządu z działalności spółki 

Po zakończeniu każdego roku obrotowego zarząd spółki z o.o., w terminie trzech miesięcy, ma obowiązek sporządzić sprawozdanie zarządu z działalności spółki.

Obowiązek ten wynika z art. 49 ustawy o rachunkowości. Ustawa ta przewiduje jednak „opcję” braku konieczności sporządzania sprawozdania z działalności spółki w pewnych przypadkach, ale szerzej na temat tego, jakie warunki spółka musi spełnić aby z tej „opcji” skorzystać, opisuję w innym wpisie.

Jeżeli rok obrotowy w Twojej spółce pokrywa się z kalendarzowym, to do 31 marca każdego roku, zarząd spółki z o.o. obowiązany jest (w większości przypadków) sporządzić sprawozdanie z działalności spółki.

Kto podpisuje roczne sprawozdanie z działalności spółki?

Tak jak w przypadku sprawozdania finansowego, sprawozdanie z dzałalności podpisuje podpisem elektronicznym cały zarząd spółki z o.o., aktualnie urzędujący.

Sprawozdanie z działalności spółki może być zapisane w dowolnym formacie pliku, umożliwiającym złożenie w nim podpisu elektronicznego (np. pdf. doc., docx., jpg.). Sprawozdanie finansowe z kolei powinno być sporządzone w wersji elektronicznej, w formacie xml.

Księgowa musi wiedzieć jak sporządzić sprawozdanie finansowe w formacie xml.; jeżeli nie wie, to wiesz co trzeba zrobić 🙂

Co zawiera sprawozdanie z działalności spółki?

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki to opisowe przedstawienie sytuacji spółki w szerszym ujęciu. W sprawozdaniu tym podaje się m.in. informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółki, ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka czy opis zagrożeń. O tym, co dokładnie powinno zawierać sprawozdanie zarządu z działalności spółki, można przeczytać w art. 49 ustawy o rachunkowości.

Jak już wspomniałam, sprawozdanie z działalności spółki najlepiej przygotowywać mając już gotowe sprawozdanie finansowe. Nie ma znaczenia czy projekt sprawozdania z działalności dla spółki przygotuje prawnik, pracownik czy księgowa.  Na końcu to Ty swoim podpisem potwierdzisz, że zostało ono sporządzone zgodnie z wymogami ustawowymi.

Sprawozdanie z działalności jednostki powinno zawierać:

istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, a w szczególności informacje o:

1. zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego;
2. przewidywanym rozwoju jednostki;
3. ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju;
4. aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej;
5. udziałach własnych, w tym: a) przyczynie nabycia udziałów własnych dokonanego w roku obrotowym, b) liczbie i wartości nominalnej nabytych oraz zbytych w roku obrotowym udziałów, a w przypadku braku wartości nominalnej – ich wartości księgowej, jak też części kapitału podstawowego, którą te udziały reprezentują, c) w przypadku nabycia lub zbycia odpłatnego – równowartości tych udziałów, d) liczbie i wartości nominalnej wszystkich udziałów nabytych i zatrzymanych, a w razie braku wartości nominalnej – wartości księgowej, jak również części kapitału podstawowego, którą te udziały reprezentują;
6. posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach);
7. instrumentach finansowych w zakresie: a) ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka, b) przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń;

Sprawozdanie z działalności jednostki powinno obejmować również,

o ile jest to istotne dla oceny rozwoju, wyników i sytuacji jednostki – co najmniej:

1. kluczowe finansowe wskaźniki efektywności związane z działalnością jednostki;
2. kluczowe niefinansowe wskaźniki efektywności związane z działalnością jednostki oraz informacje dotyczące zagadnień pracowniczych i środowiska naturalnego.

W przypadku gdy istnieje powiązanie pomiędzy wartościami wykazanymi w rocznym sprawozdaniu finansowym a informacjami zawartymi w sprawozdaniu z działalności jednostki, sprawozdanie z działalności jednostki powinno zawierać odniesienia do kwot wykazanych w sprawozdaniu finansowym, a także dodatkowe wyjaśnienia dotyczące tych kwot.

Kiedy nie trzeba sporządzać sprawozdania z działalności spółki? 

Jednostka mała, która ma obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności może nie sporządzać tego sprawozdania, pod warunkiem że w informacji dodatkowej przedstawi informacje dotyczące nabycia udziałów własnych (jak w a-d powyżej).

A jak u Was w spółkach sytuacja wygląda?

Mam nadzieje, że wszystkim uda się sporządzić i podpisać sprawozdania z zachowaniem terminów ustawowych.

Gwoli przypomnienia, niezachowanie terminu sporządzenia sprawozdań może skutkować odpowiedzialnością karną, o czym przekonała się Zofia, o czym opowiadam we wpisie pn. Odpowiedzialność karna za nieskładanie sprawozdań